¿Cómo archivar documentos? 7 tips de expertos

Cada negocio hoy en día tiene uno o dos gabinetes llenos de documentos confidenciales que mantienen su funcionamiento sin problemas. Ya sea registros fiscales o el contrato de arrendamiento de su espacio de oficina, todos estamos encargados del desafío de archivar estos documentos en algún lugar seguro.

En los últimos años, el archivado digital de documentos ha ganado relevancia, con muchas empresas que ofrecen servicios de archivado personalizados para controlar el caos. Pero cuando se trata de documentos y archivos en papel, ¿qué haces? Sigue leyendo para descubrir de qué se trata el archivado de documentos y cómo facilitar el archivado de documentos y archivos en papel.

La importancia del apropiado almacenaje de docuementos

Seguridad y protección

El archivado no es solo una cuestión de almacenamiento; es una medida de protección que puede ser determinante para tu negocio. En medio de las violaciones de datos y las pérdidas accidentales, un conjunto de documentos bien archivados protege a tu negocio de desastres. Los documentos archivados adecuadamente, ya sea de forma física o digital, garantizan que la información sensible se mantenga fuera de manos equivocadas y esté disponible cuando se necesite.

Cumplimiento normativo y legal

Muchas industrias están sujetas a regulaciones que requieren que tengas ciertos archivos a mano. Al archivar documentos correctamente, las empresas garantizan que permanezcan en cumplimiento, evitando multas o repercusiones legales. Esto es especialmente importante al archivar documentos contables.

Eficiencia y productividad

En el acelerado mundo de los negocios, el tiempo es oro. Un sistema de archivo bien organizado elimina el tedioso proceso de buscar entre montones de papeles o buscar interminablemente en carpetas digitales. Cuando los documentos se archivan de manera eficiente, tú (o tu equipo) puedes recuperarlos en cualquier momento, lo que lleva a una toma de decisiones más rápida y a un flujo de trabajo más fluido.

Continuidad empreasarial y recuperacion ante desastres

La vida es impredecible. Los desastres naturales, incendios o circunstancias imprevistas pueden paralizar las operaciones. Sin embargo, las empresas que cuentan con un sistema de archivado sólido, especialmente uno que incluye copias de seguridad fuera del sitio y en la nube, pueden recuperarse rápidamente.

Moderno vs. Tradicional: ¿Cuál es el mejor para archivar documentos corporativos?

Al decidir cómo archivar documentos, hay mucho que decir sobre los métodos tradicionales. Utilizar unidades de autoalmacenamiento es como tener una caja fuerte resistente para todos tus documentos importantes. Estas unidades están protegidas de los cambios climáticos, las plagas y las miradas curiosas. Es sencillo: tienes un documento y sabes exactamente dónde se guarda. Sin complicaciones tecnológicas.

Por otro lado, aunque mantener documentos de forma digital es conveniente, las computadoras a veces pueden decepcionarte. Los sistemas pueden fallar o ser objeto de ataques informáticos. Por lo tanto, tener una copia de seguridad física fuera del sitio en un lugar seguro como una unidad de almacenamiento no es un lujo, sino una necesidad.

¿Cómo archivar documentos eficientemente y seguros? 7 tips de expertos

1. Elige tu lugar de archivo sabiamente

El lugar donde archivas y almacenas tus documentos debe ser seguro. Pero piensa más allá de las cerraduras. ¿Hay cámaras? ¿Alarmas? ¿Buena iluminación? Una instalación de autoalmacenamiento de confianza generalmente ofrece sólidas medidas de seguridad para el almacenamiento empresarial, así que investiga tus opciones y elige un lugar que priorice la seguridad. Además, elabora una lista de las personas que pueden acceder a estos documentos. Cuantas menos personas tengan acceso, menos probabilidades hay de que ocurra algo incorrecto.

2. Escoge los materiales correctos

Así como una casa es tan fuerte como su cimiento, la longevidad de tus documentos archivados está fuertemente influenciada por los materiales que utilizas. Invierte en sobres, cajas y carpetas libres de ácido para archivar documentos. Evitan que los documentos amarilleen o se vuelvan frágiles con el tiempo. Además, considera el entorno de tu almacenamiento: lugares frescos, oscuros y secos reducen el riesgo de moho y humedad.

3. El etiquetado correcto es clave

Sin las funciones de búsqueda de sistemas digitales, la claridad en la etiquetado es fundamental. Utiliza categorías amplias, subcategorías e incluso codificación de colores para que el proceso de búsqueda manual sea lo más intuitivo posible. Asegúrate de que las etiquetas sean legibles, estén escritas con tinta resistente al desgaste y se coloquen de manera consistente (por ejemplo, siempre en la esquina superior derecha de una caja) para facilitar la identificación.

4. Eleva para eliminar riesgos

Puede sonar sencillo, pero mantener tus cajas fuera del suelo puede marcar una gran diferencia. Este pequeño paso protege tus documentos contra posibles daños por agua. Ya sea un derrame menor o algo importante como una inundación, elevar tus cajas en estanterías o paletas les proporciona una capa adicional de protección, además del espacio que ahorra.

5. Rotar e inspeccionar

A diferencia de los documentos digitales que permanecen inalterados (a menos que se corrompan), los documentos físicos se degradan. Es vital rotar periódicamente los documentos archivados, especialmente si están apilados o empacados de manera ajustada. Esto reduce los puntos de presión que pueden causar desgaste con el tiempo. Durante estas rotaciones, inspecciona los documentos en busca de signos de desgaste, daños por plagas o problemas ambientales.

6. ¡Copia de seguridad!

¡No podemos parar de repetirlo! Si tus documentos son la sangre vital de tu negocio, como en una empresa de contabilidad, siempre ten múltiples copias (en papel y digitales). De esta manera, si ocurre algo inesperado, como un incendio o un robo, tener una o dos copias de respaldo significa que aún tienes toda esa información vital segura y a salvo.

7. Planifica a largo plazo

Tu negocio va a crecer y evolucionar. Entonces, cuando estés ordenando tu archivo, piensa en el futuro. ¿Tienes espacio para expandirte? ¿Es lo suficientemente flexible tu sistema de archivo como para acomodar nuevos documentos sin necesidad de una revisión completa? Planificar para el futuro significa menos dolores de cabeza a largo plazo.

Archivar documentos no se trata solo de esconderlos. Se trata de proteger tu negocio. Con estos consejos y trucos de expertos, no solo dormirás mejor por la noche sabiendo que todo está seguro, sino que tu negocio funcionará de manera más fluida, eficiente y con la confianza de que los información siempre está a tu alcance.

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